Klantcontact op autopilot
Aan
Centrale BTW Teruggave
Romano Hagen
Van
Spark Automation
Nathan Eikelboom
De situatie
Jullie team van 7 medewerkers verwerkt dagelijks 250 tot 300 aanvragen via telefoon en email. Er staan regelmatig 15 mensen in de wachtrij en er zijn net twee nieuwe medewerkers aangenomen om het volume bij te houden.
Tegelijkertijd bestaat een groot deel van het klantcontact uit herhalende vragen: processtatus, algemene informatie over BTW-teruggave, en vragen die ontstaan doordat klanten de uitkomst van de BTW-check niet vertrouwen. Dit zijn precies het type vragen waar AI het verschil maakt.
Wat het jullie oplevert
Circa 30% minder handmatig klantcontact
Op basis van het type vragen dat binnenkomt, schatten wij in dat circa 30% van het huidige klantcontact volledig geautomatiseerd kan worden. Bij 7 FTE komt dat neer op een besparing van ongeveer 2 FTE aan capaciteit. Concreet: dat is circa €8.000 per maand aan vrijgemaakte capaciteit die jullie kunnen inzetten waar het er echt toe doet.
Directe, betere klantervaring
Klanten krijgen direct antwoord via email, telefoon en de BTW-check. Geen wachtrij meer voor standaardvragen. De AI geeft consistente, correcte antwoorden, 24 uur per dag. Dat verhoogt de klanttevredenheid en versterkt het vertrouwen in jullie dienstverlening.
Schaalbaar zonder extra personeel
De AI-systemen groeien mee met het volume. Of het nu 300 of 3.000 aanvragen per dag zijn, de capaciteit schaalt automatisch. Groei hoeft niet meer te betekenen: meer mensen aannemen.
Interessanter werk voor het team
Het team besteedt minder tijd aan steeds dezelfde vragen en meer tijd aan complex klantcontact waar ze echt het verschil maken. Minder herhaling, minder werkdruk, meer voldoening.
Minder onnodig contact door een slimmere BTW-check
Klanten die de uitkomst van de BTW-check niet vertrouwen, bellen of mailen alsnog. Door de check interactief te maken met uitleg bij elke stap, begrijpen klanten de uitkomst beter en verdwijnt een deel van dat contact voordat het ontstaat.
Een sterkere positie richting partners
Een professionele, snelle klantervaring valt op. Wanneer jullie klanten snel en goed geholpen worden, straalt dat direct af op de partijen waarmee jullie samenwerken.
Hoe we dat bereiken
Vier projecten, in deze volgorde:
Mailtool
Elke inkomende email wordt automatisch geanalyseerd. De AI bepaalt of er een antwoord gegeven kan worden en zet een concept klaar. Het team hoeft alleen nog te controleren en te versturen.
- Automatische classificatie: beantwoordbaar of niet
- Concept-antwoorden die klaarstaan voor review
- Dagelijkse analyse: welke concepten zijn aangepast en waarom
- Zelflerend systeem dat steeds beter wordt op basis van jullie correcties
- Chat-interface om de AI eenvoudig bij te sturen
Meer details
- Zodra de kwaliteit bewezen is: optie om antwoorden volledig automatisch te verzenden
Voicebot
Een AI-voicebot die inkomende telefoontjes afhandelt. Beantwoordt veelgestelde vragen en verbindt door naar een medewerker wanneer dat nodig is.
- Voicebot beantwoordt telefoontjes op basis van opgebouwde kennis
- Doorverbinden naar een medewerker als de bot het niet kan oplossen
- Alle gesprekken opgenomen en terug te luisteren
- Chat-interface voor het bijsturen van de voicebot
- Dashboard met inzicht in volumes en afhandelingspercentages
Database-integratie
De mailtool en voicebot worden uitgebreid met directe toegang tot het klantenbestand. Hierdoor kunnen ze niet alleen algemene vragen beantwoorden, maar ook klantspecifieke informatie ophalen, zoals processtatus.
- Koppeling met Claris FileMaker voor klantgegevens en processtatus
- Authenticatie via klantnummer en/of emailadres
- Re-scoping en testen van de mailtool en voicebot met de nieuwe mogelijkheden
- Prompt-aanpassingen voor klantspecifieke scenario's
Slimme BTW-check
De huidige BTW-check wordt omgebouwd tot een interactieve chat. Klanten doorlopen dezelfde stappen, maar krijgen uitleg en context bij elke stap. Het resultaat: meer vertrouwen in de uitkomst, minder onnodig contact.
- BTW-check logica als AI-gestuurde conversatie
- Nieuwe interface (webdesign + ontwikkeling)
- Bij de uitkomst: directe mogelijkheid om door te chatten bij vragen
- Vragen binnen scope worden beantwoord, buiten scope wordt verwezen naar email/telefoon
Zelf verbeteren
Elk systeem komt met een chat-interface waarmee jullie team de AI direct kan bijsturen. Antwoord niet goed? Open de chat, pas de instructie aan, en de wijziging is binnen 5 minuten live. Geen ticket, geen wachttijd, geen afhankelijkheid van ons.
Jullie zien precies welke instructies de AI gebruikt, kunnen ze aanpassen, en zien direct het effect. Zo wordt het systeem elke dag een beetje beter, gedreven door de mensen die de klanten het beste kennen: jullie eigen team.
Toekomstbestendig
De kennis voor de mailtool en voicebot wordt opgenomen in het AI-systeem zelf. Mocht het kennisvolume in de toekomst groeien tot het punt dat dit niet meer volstaat, dan kan er een aparte kennisbank worden opgezet. Dit wordt op dat moment apart besproken.
Investering
Onderdelen
Betalingsstructuur — Volledig traject
Het plan
| Stap | Omschrijving |
|---|---|
| 1. Data aanleveren | Jullie leveren de benodigde toegangen, kennisdocumenten en voorbeelden aan |
| 2. Scope definiëren | Samen bepalen we wanneer het systeem precies goed genoeg is: welke vragen moet het beantwoorden, wanneer escaleert het, en hoe meten we succes |
| 3. Bouwen | Wij bouwen het systeem en testen met echte data |
| 4. Pilot | Het systeem draait mee naast het team. Feedback wordt direct verwerkt |
| 5. Lancering | Het systeem gaat live voor klanten |
| 6. Start volgende project | Na succesvolle lancering beginnen we aan het volgende project |
Vergelijking
| Volledig traject | Per project | |
|---|---|---|
| Totaalprijs | €22.000 | €22.000 |
| Service jaar 1 | Inbegrepen (€5.200 waarde) | €400 per 4 weken apart |
| Cashback | €2.000 | Niet van toepassing |
| Effectieve investering | €20.000 | €22.000 + service |
| Doorlooptijd | ~8 weken | Afhankelijk van beschikbaarheid |
| Prijsgarantie | Ja | Nee |
Wat wij nodig hebben
- Toegang tot de Claris FileMaker API (klantdata, processtatus)
- Toegang tot Outlook (inkomende emails, triggers)
- Toegang tot de huidige BTW-check logica en website
- Toegang tot het telefoniesysteem
- Contactpersoon beschikbaar voor vragen en feedback (~1 uur per week)
- Bestaande kennisdocumenten en veelgestelde vragen
Over Spark Automation
Spark Automation helpt bedrijven om klantcontact te schalen met AI, zodat ze kunnen groeien zonder hun team te verdubbelen.
Nathan Eikelboom, oprichter, heeft tientallen AI-systemen ontwikkeld, waaronder een chatbot die meer dan 100.000 vragen per maand beantwoordt, interne kennisbanksystemen voor sales- en supportteams, en AI-integraties met bestaande bedrijfssystemen.
Wat ons anders maakt: wij definiëren succes voordat we beginnen met bouwen. We testen met echte data, niet met aannames. En we zijn eerlijk over wat wel en niet haalbaar is.
Voorwaarden
- Prijzen zijn exclusief 21% BTW
- Meerwerk wordt vooraf besproken en apart geoffreerd (€90/uur)
- Wijzigingen in scope kunnen invloed hebben op doorlooptijd en prijs
- Betaaltermijn: 14 dagen na factuurdatum
Akkoord
Door akkoord te gaan worden je naam, keuze en tijdstip vastgelegd.